Hồ sơ năng lực là gì? Bộ hồ sơ năng lực công ty gồm những gì?

Hồ sơ năng lực là bộ tài liệu chứa các thông tin giới thiệu cần thiết của công ty, giúp công ty bạn dễ dàng kết nối với các khách hàng và đối tác tiềm năng một cách hiệu quả. Chúng không chỉ là một công cụ cung cấp thông tin hữu ích, giúp tăng tính nhận diện thương hiệu mà chúng còn nâng cao lợi thế cạnh tranh của công ty bạn so với các đối thủ cùng ngành. Bạn đã biết về hồ sơ năng lực chưa? Hồ sơ năng lực là gì? Bộ hồ sơ năng lực công ty gồm những gì? Cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết sau nhé.

Hồ sơ năng lực công ty là gì?

Hồ sơ năng lực của công ty là tập tài liệu chứa đầy đủ các thông tin cơ bản của một công ty như như tên gọi, logo công ty, cấu trúc nhân sự, sứ mệnh, năng lực tài chính, dự án và thành tích,…Chúng được tạo ra với mục đích chứng minh cho các nhà đầu tư, đối tác, khách hàng tiềm năng biết về sự hiện diện của một công ty, doanh nghiệp và năng lực thực hiện dự án của công ty, doanh nghiệp đó thông qua các hoạt động, dự án, thành tích đã đạt được trước đây.

Hồ sơ năng lực từng chỉ phổ biến trong lĩnh vực xây dựng nhưng hiện nay đã được mở rộng ra nhiều ngành, nghề khác nhau.

Tác dụng của hồ sơ năng lực

Hồ sơ năng lực mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Chúng không chỉ đơn thuần là một công cụ cung cấp thông tin về doanh nghiệp đơn thuần mà còn là phương tiện để các công ty, doanh nghiệp gây ấn tượng với các khách hàng, mang về lợi thế trong các cuộc đấu thầu. Trước khi tìm hiểu một bộ hồ sơ năng lực của công ty bao gồm những gì, chúng ta hãy cùng tìm hiểu một số vai trò của hồ sơ năng lực đối với công ty trước nhé.

Cung cấp thông tin doanh nghiệp

Hồ sơ năng lực giúp cung cấp các thông tin cần thiết của doanh nghiệp cho các đối tác một cách đầy đủ nhất. Thông qua hồ sơ năng lực, các chủ đầu tư, đối tác và khách hàng có thể nắm bắt các thông tin cơ bản về doanh nghiệp đồng thời đánh giá năng lực và tiềm năng của doanh nghiệp đó thông qua hoạt động và dự án nổi bật cũ.

Tăng tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Tạo bộ hồ sơ năng lực cũng là cơ sở để khách hàng đánh giá tính chuyên nghiệp của một công ty, doanh nghiệp. Không chỉ cung cấp thông tin về cơ bản về doanh nghiệp cho các đối tác và khách hàng mới, bộ hồ sơ năng lực với thiết kế đẹp, đầy đủ thông tin còn rất hữu dụng trong việc thể hiện doanh nghiệp bạn là một doanh nghiệp uy tín, làm việc chuyên nghiệp.

Tạo ấn tượng với khách hàng

Ấn tượng là điều quan trọng để thuyết phục khách hàng trong các phi vụ đầu tư. Khi doanh nghiệp đã tạo được ấn tượng tốt thì việc lấy được lòng tin của khách hàng và tiến hành công việc làm ăn cũng trở nên dễ dàng hơn.

Hồ sơ năng lực cung cấp các thông tin về các dự án cũ, các thành tích của doanh nghiệp để đối tác, khách hàng biết liệu doanh nghiệp bạn có thích hợp để hợp tác hay không.

Tăng tính cạnh tranh khi tham gia vào đấu thầu

Khi tham gia đấu thầu, doanh nghiệp bạn sẽ phải cạnh tranh với rất nhiều công ty, doanh nghiệp khác, thậm chí là những đối thủ lớn mạnh hơn bạn rất nhiều. Vậy, làm sao để có được ưu thế trong cuộc cạnh tranh khốc liệt này? Cách tốt nhất là tiếp cận được với khách hàng càng sớm càng tốt. Nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thời gian để gặp và trình bày về công ty mình với từng đối tác. Hồ sơ năng lực chính là chìa khóa giải quyết vấn đề này cho bạn, giúp bạn tiếp cận với nhiều đối tác cùng một lúc và gây ấn tượng với họ. Ngay cả khi họ chưa có nhu cầu hợp tác bây giờ thì bạn vẫn có thể khiến họ biết đến doanh nghiệp của bạn và mở ra các cơ hội hợp tác mới trong tương lai.

Bộ hồ sơ năng lực công ty tiêu chuẩn gồm những gì?

Một bộ hồ sơ năng lực của công ty thường bao gồm từ 15- 24 trang tài liệu. Bạn có thể điều chỉnh dài hoặc ngắn hơn tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp nhưng không nên làm quá dài hoặc quá ngắn sẽ gây dư thừa hoặc thiếu hụt thông tin. Sau đây là cấu trúc một bộ hồ sơ năng lực cơ bản cần có:

Trang bìa hồ sơ năng lực

Bìa hồ sơ năng lực là phần đầu tiên, ngoài cùng của tập hồ sơ, là thứ đầu tiên mà đối tác hoặc khách hàng nhìn vào. Do đó, bìa nên được thiết kế bắt mắt, thu hút, thể hiện được các đặc trưng cơ bản của công ty.

Mục lục

Tiếp theo bìa là phần mục lục. Mục lục bao gồm danh sách những nội dung mà bạn sẽ nhắc tới kèm với số trang. Mục đích của mục lục là để giúp đối tác, khách hàng dễ tìm kiếm và hệ thống các thông tin, nội dung trong bộ hồ sơ năng lực của bạn.

Thư ngỏ

Thư ngỏ là lời chào hỏi của người có trách nhiệm cao trong công ty. Giọng văn trong thư ngỏ cần trang trọng, chân tình, thể hiện sự tự hào về công ty và sự trân trọng đối với khách hàng. Đồng thời, trong thư ngỏ cũng sẽ tiết lộ một phần năng lực, tầm vóc của công ty, doanh nghiệp bạn.

Giới thiệu tổng quan công ty

Nội dung phần giới thiệu này của công ty sẽ đi từ tổng quan đến chi tiết, chia ra các phần nhỏ. Tại phần này, bạn sẽ trình bày rõ ràng các thông tin của công ty sau:

• Giới thiệu chung về công ty
• Ngành nghề kinh doanh
• Danh mục sản phẩm hoặc dịch vụ
• Lịch sử hoạt động của công ty
• Sứ mệnh, tầm nhìn
• Sơ đồ tổ chức và nhân sự chủ chốt
• Trang thiết bị
• Thông tin liên hệ, thông tin pháp lý

Phần nội dung này nên bạn nên lồng ghép thêm với các hình ảnh minh họa để tăng tính thu hút, tránh việc nhồi nhét quá nhiều chữ sẽ gây nhàm chán cho người đọc.

Phân tích báo cáo tài chính

Đối với việc một số công ty cần thu hút đầu tư thì bên cạnh việc đưa ra các thông tin giới thiệu tổng quan về công ty như trên bạn còn cần giới thiệu về quy mô của công ty cùng một số báo cáo tài chính trong 3 năm gần đây. Phần báo cáo tài chính này không cần phải quá chi tiết nhưng cần đưa ra được một vài điểm chính để các nhà đầu tư có thể thấy được triển vọng phát triển của công ty.

Sản phẩm và các dự án nổi bật

Đây là phần bạn có thể làm nổi bật năng lực hoạt động của công ty mình thông qua các sản phẩm và các dự án đã thực hiện. Trong phần này, bạn hãy chọn lọc dự án, công trình để giới thiệu với khách hàng.

Bên cạnh việc chọn lọc nội dung để gây ấn tượng thì bạn có thể sử dụng các hình ảnh và các con số cụ thể để minh họa và làm nổi bật dự án.

Thành tích và kinh nghiệm của công ty

Thành tích và kinh nghiệm là phần nội dung quan trọng có thể gây ấn tượng mạnh đối với khách hàng và các nhà đầu tư, giúp công ty bạn gia tăng uy tín. Do đó, phần này bạn không nên chỉ liệt kê mà cần có thêm những dẫn chứng cụ thể để tăng tính thuyết phục. Đồng thời, hãy chỉ ra những đối tác từng hợp tác với công ty để tạo niềm tin cho khách hàng.

Lời cảm ơn dành cho các đối tác

Trong phần này của hồ sơ năng lực, công ty bạn sẽ bày tỏ lòng trân trọng đối với khách hàng, cảm ơn họ đã dành thời gian và đồng thời bày tỏ lòng hy vọng được hợp tác trong  tương lai gần.

Thông tin liên hệ

Sau lời cảm ơn là phần thông tin liên hệ. Hãy để phần này ở vị trí dễ thấy nhất như mặt ngoài gáy sau của hồ sơ năng lực. Điều này giúp khách hàng dễ dàng liên hệ với công ty khi có nhu cầu.

Như vậy, hồ sơ năng lực là công cụ tuyệt vời để bạn có thể tiếp cận với nhiều khách hàng cùng lúc nhanh chóng và dễ dàng. Chúng không chỉ cung cấp các thông tin cần thiết cho đối tác, khách hàng của bạn mà còn làm tăng độ uy tín, chuyên nghiệp của công ty, giúp bạn có thêm nhiều đối tác, khách hàng.

Trong bài viết trên, chúng tôi đã giải đáp cho bạn một bộ hồ sơ năng lực công ty gồm những gì. Còn tùy vào ngành nghề kinh doanh và đặc thù công ty mà bạn có thể thay đổi cấu trúc trên sao cho phù hợp hơn với doanh nghiệp của mình. Hy vọng rằng các thông tin chúng tôi cung cấp sẽ hữu ích cho bạn trong việc thiết kế một bộ hồ sơ năng lực cho công ty và đem lại nhiều khách hàng cho bạn.